【吐槽贴】项目居然因为采购管理失控被迫暂停了？
最近，手上的一个大型项目好不容易解决了进度延误、范围蔓延、质量不过关等难点，结果差点掉进了成本失控的坑里。没想到咱项目经理还要全权负责项目的采购管理，必须要分享出来，让大家避避雷。
先给大家介绍一下背景：
我们是一家集研发、生产、销售、服务为一体的高新技术企业，主要通过各种项目的实施交付来获取收益。我所负责的项目中，最重要的环节之一就是采购，例如采购各种原材料、配件等。这些采购工作我们通常有制定规范的流程和制度，所以我就忽略了这部分的管理。
由于项目的不确定性以及复杂性，项目的整体计划总是会变更，所以这些采购流程往往没办法落实下去，而我收集项目运营数据时又存在着滞后性，所以直到成本超支了我才发现。
现在进行一系列复盘后，不仅是采购方面发生了超支问题，项目成员的差旅费方面也有超支情况。但这块涉及到财务部门，我不能在第一时间收集到这些数据，进行评估调整。
我找了一些前辈取经，对我的问题进行分析后发现，主要还是项目监控环节出现了问题，没能及时发现问题，进行上报处理。但监控环节仅依靠个人的能力，总是会面临数据收集不及时、不全面、不准确等情况。这时候，公司引进的项目管理工具又派上了用场，在后面的项目管理工作中，我充分利用工具，结合大佬分享的成本管控的方法来进行了一列调整。
1.提前制定合理、规范的项目成本以及采购计划
计划虽然经常变更，但还是需要制定的，尤其是难以监控的成本模块。我的项目会涉及到大量的采购需求，所以除了成本预算计划，我还额外制定了采购需求计划。为了方便后期管理，都是在系统上直接制定生成，系统中提供了一些模板可以直接复用，也能根据需求来自定义。
1.1项目成本预算计划，全面控制成本
项目运行过程中，除了会产生人工成本，还会有一些费用支出。例如实施人员外出驻场产生的费用、购买设备产生的费用等。费用支出因为比较零散和细碎，很难精确到某个行为，所以一般都将费用按类型进行分类，再分派到项目的各个阶段，比如人员驻场期间可能会产生住宿费、交通费等，可以统称为差旅费。
（易趋成本预算视图）
1.2制定项目采购计划，将成本控制在项目各个阶段
项目经理要根据项目需求进行采购计划的申请。由于实际的采购一般不需要项目经理参与，所以需要重点关注采购的实际成本是否有超支的情况出现。
我借助易趋采购需求模块制定了详细的采购计划，，包括具体采购物料的类型、具体的成本落实到项目的不同阶段。
（易趋采购需求视图）
2.借助工具，高效监控实际使用情况
项目成本的管控，重点就在实际使用情况的收集分析，这也是我之前工作所忽略的部分。
2.1项目管理采购合同，数据实时更新
借助易趋项目管理软件制定好计划后，系统支持关联相对应的采购合同，能自动收集采购实际使用情况，进行偏差分析。同时也支持需求计划的变更和版本对比，也便于我及时根据具体情况进行采购需求计划的变更。
（易趋采购需求偏差视图）
2.2规范化采购管理，掌握多个项目成本
除了在项目模块制定采购需求计划，对于项目采购的供应商管理以及流程审批也需要进行统一管理，确保信息同步。
确认采购合作后，相关管理人员可以先在系统录入供应商信息准入通过，其次是建立相应的合同，最后提出付款计划，根据需要设置一次付清或分批付款计划。以上几个步骤会形成一个完整且规范的采购流程，系统会自动生成报表，一方面减少执行层的工作量，另一方面便于项目经理进行采购成本管控。我可以清晰的在这个模块查看，我负责的多个项目成本情况
（易趋采购概况视图）
2.3费用统一管理，规避数据收集不及时的情况
除了采购方面的问题，我还遇到团队成员费用报销超支的情况。传统的财务管理中，这些数据都会由项目经理审批后，直接汇总到财务部门，等到财务部门反馈过来时，项目往往已经严重超支了。
现在我们上了工具后，就可以统一在这个系统里填报查看了。除了合同付款以外的各项零散费用报销，项目成员可以在费用填报模块录入自己的费用，进行成本归类。提交后会进行流程流转，项目经理可以进行审批，提前把控项目成本。
（易趋费用填报视图）
流程结束后，这部分的数据也可以在项目成本预算模块进行汇总呈现，红黄绿三色提示状态，红色表示超支，黄色表示轻微超支，绿色表示正常。
（易趋成本预算偏差视图）
3.总结
进行这一套的成本管理流程梳理后，不仅知道了问题出在了那里，也知道如何在后续的工作进行改进。有效利用好管理工具后，更加轻松进行了项目成本-采购模块的管控。不用像之前一样打开各种软件完成工具，比如项目采购合同以及审批流程管理是一个软件，各种费用报销又是一个软件；在一个统一的管理平台上，节约了不少人力成本，对项目的各方面的情况的掌握更加全面。